¿Qué debo pensar antes de planear organizar un evento?

1. Qué
Bien, vamos a organizar un evento… pero, ¿de qué tipo? ¿Será informal, institucional, una fiesta, una celebración familiar? Hacer una primera definición en este sentido nos ayudará a responder el resto de preguntas y conseguirá que no perdamos el foco del tipo de evento que queremos organizar.

2. Por qué
El evento deberá responder a una finalidad, deberá tener un objetivo claro y conciso. Cuando vamos a organizar un evento, deberá tener una razón de ser, un motivo de existir. ¿Es un evento la mejor manera de conseguir nuestro objetivo? No debemos olvidar que un evento es una herramienta de comunicación muy potente y que todo en un evento comunica, hasta el más mínimo detalle.

3. Quién
Habrá una persona asignada a la organización. Hay que tener en cuenta que dejar el contacto de todos los proveedores a la misma persona permite un mejor ajuste de planning, fechas de entrega y para el organizador, el evento adquiere un sentido global.

4. A quién
No debemos olvidar que los invitados son aquí nuestro target, no perdamos de vista sus gustos y lifestyle, edad media, nivel cultural, etc.
Es fundamental conocer todas estas características de los invitados con el fin de generar una atmósfera en la que se sientan cómodos y seguros, así, se sentirán más receptivos y actuarán de una manera más participativa.

5. Con quién
¿La magnitud del evento permite organizarlo por nosotros mismos o vamos a asesorarnos con una agencia de organización eventos, que le dará un punto más profesional?
El resto de proveedores que tendremos que contratar, tienen una visión muy especializada y profesional y nos podrán aconsejar en muchas ocasiones, no dejes de escucharlos, aprender y valorar sus opiniones puede ser crucial.

6. Cómo
Buscando la excelencia en cada una de las acciones.

7. Dónde
Es fundamental seleccionar el espacio pensando en los invitados: ¿es fácil será llegar?, ¿accesible?, ¿necesitarán alojamiento?, ¿podrán aparcar o facilitamos un servicio de autobuses?

8. Cuándo
Fijar una fecha es crucial para la contratación de los proveedores y para el éxito de la convocatoria y también para que no haya bailes en nuestro presupuesto.

9. Cuánto
Decidir el presupuesto, que no debe ser mayor a los beneficios estimados del evento.
Evalúa bien la importancia del Evento, el presupuesto no es más que una parte del mismo, el presupuesto no debe condicionarlo, la rentabilidad es la que debe hacerlo.

10. Comunicar, comunicar, comunicar
Cada detalle cuenta, todo transmite. Si conseguir la acreditación supone a los invitados una hora de espera, estamos perdidos.
Debemos construir un concepto, único, conciso y preciso que nos permita comunicar, genere interés y sea memorable.

¡¡¡¡Bieeen!!!! Hemos acabado! ¿El evento ha sido un éxito? No te olvides de medir, medir y medir… aunque a primera vista te parezca que todo ha salido fenomenal a los ojos de tus invitados (y probablemente así haya sido), ahora toca sentarse y echar números: ¿cuánto nos hemos gastado? ¿cuál es el retorno que tenemos? (apariciones en prensa, mejora del clima laboral, inversiones…) ¿hemos conseguido el objetivo? Si esta ecuación no sale positiva es que algo hemos hecho mal y lo que parecía una inversión, se ha convertido en un gasto. Si te ha ocurrido esto, reflexiona sobre los errores y aprende; es la única forma de conseguir que tus próximos evento sean no sólo inolvidables, sino rentables.